Công văn thông báo là một phần không thể thiếu trong hoạt động hành chính của các doanh nghiệp và cơ quan tổ chức. Theo quy định của Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ, việc soạn thảo công văn thông báo cần tuân thủ những nguyên tắc và cấu trúc nhất định để bảo đảm tính hợp pháp và hiệu lực.
1. Công văn thông báo là gì?
Công văn thông báo là một loại văn bản hành chính được sử dụng để truyền đạt thông tin quan trọng về sự kiện, quyết định hoặc chỉ thị từ một cá nhân hoặc tổ chức đến các đối tượng có liên quan. Mục đích chính của công văn thông báo là giúp các bên nắm bắt thông tin và thực hiện theo yêu cầu.
Để công văn thông báo phát huy hiệu quả, nội dung cần được trình bày rõ ràng, mạch lạc và chuyên nghiệp. Quan trọng hơn, việc biên soạn không được thay thế cho các văn bản pháp luật có liên quan.
2. Cấu trúc của một công văn thông báo chuẩn
Công văn thông báo cần phải theo đúng cấu trúc quy định nhằm đảm bảo tính hợp pháp. Dưới đây là các thành phần chính cần có trong một công văn thông báo:
- Quốc hiệu, tiêu ngữ
- Tên công ty, logo, thông tin liên hệ
- Số và ngày công văn
- Tên và địa chỉ người nhận
- Tiêu đề công văn
- Lời chào
- Nội dung thông báo (bao gồm:
- Mục đích của công văn
- Thông tin cần thông báo
- Đề xuất hoặc yêu cầu hành động, nếu có)
- Lời cảm ơn và chào kết
- Chữ ký và họ tên người gửi
- Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức
- Nơi nhận
3. Các mẫu công văn thông báo thông dụng
3.1 Mẫu văn bản thông báo chung
Mẫu này thường được sử dụng để truyền đạt thông tin đến một nhóm đông người, như nhân viên hoặc khách hàng.
Ví dụ mẫu tham khảo:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
….., ngày …. tháng …. năm ……
THÔNG BÁO
Về….. (1)
Kính gửi:….(2)
Căn cứ ………. (3)…….
Căn cứ ….. (4)………
Đề nghị……..
Trân trọng kính chào./.
GIÁM ĐỐC
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)3.2 Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ văn phòng
Mẫu này được sử dụng khi có sự thay đổi địa chỉ của doanh nghiệp để đảm bảo khách hàng và đối tác luôn nắm được thông tin mới.
Ví dụ mẫu tham khảo:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
………….., ngày …. tháng …. năm ….
THÔNG BÁO
(V/v: Thay đổi địa chỉ công ty)
Kính gửi: Quý khách hàng cùng các đối tác;
Căn cứ vào Luật doanh nghiệp năm 2020;
Căn cứ vào giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp do Phòng đăng ký doanh nghiệp cấp ngày…….
Công ty ……. xin trân trọng thông báo đến quý khách hàng, đối tác về việc thay đổi địa chỉ giao dịch kể từ ngày… như sau:
- Địa chỉ cũ: …………………………
- Địa chỉ mới: …………………………….
- Thời điểm thay đổi địa chỉ: ……………….
Xin chân thành cảm ơn sự hợp tác của quý vị!3.3 Mẫu công văn thông báo chấm dứt hợp đồng dịch vụ
Mẫu này được sử dụng khi một bên quyết định chấm dứt hợp đồng với lý do cụ thể.
Ví dụ mẫu tham khảo:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
….., Ngày …. tháng …. năm ……
THÔNG BÁO
Về việc chấm dứt hợp đồng dịch vụ
Kính gửi: Công ty …
Căn cứ hợp đồng dịch vụ ký ngày…..
Căn cứ vào Bộ luật dân sự 2015;
Công ty thông báo tới Quý công ty về việc chấm dứt hợp đồng dịch vụ với lý do…..
Trân trọng và mong nhận được sự hợp tác3.4 Mẫu thông báo về việc tuyển dụng
Mẫu này được dùng để thông báo tuyển dụng nhân sự mới trong doanh nghiệp.
Ví dụ mẫu tham khảo:
CÔNG TY ………..
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
….ngày …… tháng …… năm 20…..
THÔNG BÁO
V/v: Thông báo tuyển dụng
Công ty ………….. thông báo về việc cần tuyển dụng vị trí ………
Số lượng: ………. người
Mô tả công việc: ……
Yêu cầu: ……
Quyền lợi: ……
Hồ sơ ứng tuyển: ……4. Lưu ý khi viết công văn thông báo
Khi soạn thảo công văn thông báo, cần đảm bảo:
- Sử dụng ngôn ngữ trang trọng, lịch sự.
- Thông tin truyền đạt phải chính xác và rõ ràng.
- Tổ chức nội dung mạch lạc và dễ hiểu.
- Kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp.
- Gửi công văn đúng thời gian cần thiết để người nhận có thể thực hiện theo yêu cầu.
- Lưu trữ công văn cho mục đích pháp lý, nếu cần.
Soạn công văn thông báo đúng chuẩn, ký tên và gửi đến đối tượng liên quan
Việc nắm vững quy định và mẫu công văn thông báo không chỉ giúp nâng cao tính chuyên nghiệp trong công việc mà còn đảm bảo hiệu quả trong giao tiếp hành chính. Hãy thực hiện đúng quy tắc và mẫu mã để góp phần tạo dựng một nền hành chính hiện đại và minh bạch.
Nhận thêm nhiều thông tin hữu ích về công văn và các quy định pháp luật trên website ulr.vn.
